【保存版】オフィス移転で失敗しない複合機の取り扱い徹底ガイド

オフィス移転と複合機の関係性を見直す

オフィス移転を計画する際、まず「デスクや書類をどうやって運ぶか」「古い什器をどこで処分するか」などが頭に浮かぶ方も多いかもしれません。けれども、実際に移転が終わった後で、「複合機やパソコンなど、IT機器の扱いが予想以上に大変だった」と振り返る声は少なくありません。特に複合機はコピーやプリント、スキャン、FAXといった機能を1台で担うため、これが使えない状態が続くと業務が大きく滞ってしまいます。

私も以前、オフィス移転で複合機にまつわるトラブルを経験したことがあります。搬出入自体は業者に任せたものの、ネットワーク設定やセキュリティ関連まで完璧にフォローしてもらえるわけではなく、結局自社内でのバックアップや設定引き継ぎが不十分だったことで、移転後しばらく混乱したのです。振り返れば、もっと早めに複合機の扱いに気を配っておけばよかったと痛感しました。

そこで本記事では、オフィス移転での複合機の扱い方をテーマに、移転の準備段階から当日・移転後にかけて気をつけるべきポイントやスケジュール感をわかりやすくまとめました。あくまでオフィス移転業者に頼む前提ですが、複合機に関わる知識や情報は自分たちでしっかり把握しておかないと後で苦労することになりかねません。同じ不安を抱えている方に寄り添いながら、スムーズに業務を再開できるようにするためのヒントをお伝えしていきます。

複合機がオフィス移転で抱える特有のリスク

オフィス移転は「ただの引っ越し」ではなく、「会社のインフラを新しい場所にそっくり移す」行為です。家具や書類だけでなく、複合機やパソコンをはじめとする機器類もそのまま移転先で使えるようにしなくてはなりません。しかし、複合機には以下のようなリスクが潜んでいます。

1つ目はネットワーク設定関連のリスクです。複合機の多くは、パソコンとの連携や共有フォルダへのスキャン機能など、社内ネットワークを介して運用されています。オフィス移転でIPアドレスが変わったり、回線の契約形態が変わったりすると、移転後に設定を再構築しなければならないケースが多いのです。

2つ目はセキュリティリスク。複合機は印刷やスキャン時にデータを一時保管する仕組みがあり、そこに機密情報や顧客情報が含まれている可能性があります。オフィス移転業者は運搬のプロですが、複合機内部のデータ管理までは把握しきれないため、自社でデータを消去するなどの対策を行う必要があります。

3つ目は物理的リスク。複合機は重量があり、大型のものだと100kgを超える場合も珍しくありません。運搬中に衝撃を与えすぎると内部パーツが損傷してしまう恐れがあり、修理に時間も費用もかかってしまいます。トナーやドラムの取り扱いを誤ると周囲を汚したり、機器を傷めたりすることもあるため、専門的な注意が求められるのです。

こうしたリスクを放置すると、移転後の業務開始が予定より遅れたり、思わぬトラブルで多額の出費が必要になったりするかもしれません。だからこそ、オフィス移転では複合機の扱いを最優先事項の一つに位置づけるべきなのです。

複合機の前準備〜データの取り扱いとメンテナンス視点〜

オフィス移転の際、「複合機は業者が運んでくれるから大丈夫だろう」と思いがちですが、事前にやっておくべき前準備を怠ると、あとから痛い目を見ることがあります。特に以下のようなポイントは早めの段階で取り掛かっておくと、後の混乱を大幅に減らせます。

1つめはデータの取り扱いです。複合機の設定メニューや内蔵ストレージには、スキャンした書類や印刷ジョブの履歴が残っているケースがあります。機密情報や重要書類が含まれている可能性もあるため、事前にデータを消去しておくのがおすすめです。必要があればバックアップを取り、不要なデータはなるべく残さないようにすることでセキュリティリスクが大幅に下がります。

2つめは設定情報のバックアップ。複合機にはFAX番号やスキャン先フォルダ、メール送信設定など、多彩な機能が登録されているはずです。これらを初期化してしまうと、移転先で一から再設定する手間が生じてしまいます。型番によっては設定情報をエクスポートする機能がある場合もあるので、事前に調べて活用するとよいでしょう。最悪、スクリーンショットやメモで手作業の記録を残すだけでも、一から手探りで設定するよりは楽なはずです。

3つめはメンテナンスと消耗品管理。トナー残量やドラムの交換時期など、日常メンテナンスのタイミングを一度見直してみることも重要です。移転後すぐに「インク切れで印刷ができない…」という状況にならないよう、移転前にトナーを補充しておいたり、ドラム交換を済ませたりしておくと安心感が違います。意外に見落としがちですが、こうした小さな準備の積み重ねが、移転当日のバタバタを減らしてくれるのです。

移転日当日までのスケジュール感〜複合機に焦点を当てた見通し〜

オフィス移転の日程が迫ってくると、どうしても家具や書類、引き渡し手続きなどの準備に追われがちです。しかし、複合機の取り扱いに関しては少し余裕を持ってスケジュールに組み込んでおかないと、結局十分に準備をしないまま移転当日を迎えてしまう恐れがあります。そこで、移転の3週間前から移転後までをざっくり俯瞰するような目安を示しておきます。

<table border=”1″> <tr> <th>時期</th> <th>主な作業内容</th> <th>複合機関連のチェック</th> </tr> <tr> <td>3週間前</td> <td>・新オフィスのレイアウト最終確認 ・インターネット回線の工事日程調整</td> <td>・複合機の設置場所、必要スペースの確保 ・電源容量やLAN回線の確認</td> </tr> <tr> <td>2週間前</td> <td>・オフィス移転業者との最終打ち合わせ ・PC関連のバックアップ準備</td> <td>・複合機の内蔵データ整理や削除 ・業者による搬出スケジュールの確定</td> </tr> <tr> <td>1週間前</td> <td>・荷物のパッキング本格化 ・重要書類の移転日管理</td> <td>・複合機の電源遮断手順の確認 ・トナーやインク残量チェック</td> </tr> <tr> <td>移転当日</td> <td>・各部門ごとの配置、設備確認 ・配線の再接続</td> <td>・専門スタッフ立ち会いのもと設置 ・試験印刷やスキャン動作テスト</td> </tr> <tr> <td>移転後</td> <td>・業務の再開 ・不具合箇所の調整</td> <td>・複合機設定の不備修正 ・サポート連絡先の共有</td> </tr> </table>

これはあくまで一例ですが、複合機の準備はパソコンやネットワーク回線の工事スケジュールとも密接に関わってきます。回線業者がいつ工事できるのか、移転先の内装がいつ整うのかなど、全体のスケジュールを見ながら逆算して「複合機はどのタイミングで運び出すか」「データ消去はいつまでに終わらせるか」を考えると、移転当日の混乱をかなり防げるでしょう。

オフィス移転業者との連携のコツ〜「任せる」にも段階がある〜

オフィス移転にはさまざまな業者が関わってきます。多くの企業は、家具や書類などの「物理的な移転作業」をオフィス移転業者に依頼しますが、複合機をはじめとするIT機器のセッティングまで、すべて同じ業者がまるっと対応してくれるとは限りません。運んではくれるけれども、ネットワークやFAXの再設定は「別途対応」となる場合も十分ありえます。

だからこそ、「どこまでをオフィス移転業者に任せられるのか」「残りの部分をどこが担当するのか」をはっきり区切っておくことが大切です。たとえば複合機メーカーのカスタマーサポートやリース会社が再設定を代行してくれることもありますし、社内のIT担当者が中心となってパソコンと複合機の連携を整備するケースもあるでしょう。担当の役割分担が曖昧だと、移転当日に「ここはうちじゃ対応できません」と言われてしまい、業務再開が大きく遅れるリスクがあります。

オフィス移転業者との打ち合わせでは、複合機について特に注意深く質問してみるといいかもしれません。「複合機の搬出入に慣れているか」「自社にIT機器専門のスタッフがいるか」「ネットワーク設定まですべて対応できるのか」など、聞いてみると意外な答えが返ってくることもあります。相手はプロではありますが、こちらから明確に求めない限り細かい情報を把握しきれないのも事実です。

自分で運ぶことが可能かどうかを考える

「それほど大きくない複合機だし、自分たちで軽トラックを借りて運んでしまおう」と考える企業もあるかもしれません。確かに、近距離で台数が少なければ、コストを抑えられる可能性はゼロではありません。しかし、実際には複合機を自分たちの手で運ぶことには、下記のようなデメリットがつきまとうことを忘れてはなりません。

まずは、重量と精密性の問題。複合機はコンパクトに見えるものでも内部に繊細な部品が詰まっています。無理な力がかかるとユニットがずれて壊れやすく、結果的に修理費がかさんでしまうことがあります。さらにトナーの扱いひとつをとっても、こぼすと周囲が大変なことになりかねません。

次に、搬出入で人的リソースが取られすぎるリスク。移転作業でバタバタしている中、社員が複合機運びに時間を取られてしまうと、他の重要タスクがおろそかになりがちです。特に階段しかない建物の場合や、大型サイズの複合機を複数台運ぶ場合は人手や体力もかなり消耗します。

そして保証面。オフィス移転業者に任せれば、万が一の事故や故障にも保険で対応できることが多いですが、自分たちで運んで壊してしまったら自己責任で修理費を負担しなければなりません。結果的に出費が大きくなることもあり、「最初からプロに任せればよかった」と後悔するケースも少なくありません。

リース契約の複合機はどうする？

会社で使っている複合機をリース契約で導入しているケースは多いと思います。オフィス移転時には、まずリース会社に「移転予定がある」ことを伝え、契約内容を再確認することが必要です。

なぜなら、リース契約によっては「指定業者を利用しないと搬出が認められない」などの条件が盛り込まれている場合があるからです。また、移転に伴う回線工事や再設定はリース範囲外で、追加料金が発生する可能性も否定できません。お互いの担当範囲をきちんと把握しておかないと、「あれ、思った以上に費用がかかるぞ？」と焦る原因になります。

一方で、リース契約の複合機なら、メーカーやリース会社のサポートデスクに相談しやすいという利点もあります。移転後に「プリントやスキャンがうまく動かなくなった」「FAXが送れない」といったトラブルが起きたら、すぐに問い合わせて技術スタッフを派遣してもらえる場合も多いでしょう。オフィス移転をするなら、こうしたサポート体制も事前に確認し、活用できるようにしておくと安心です。

移設の費用面、相場を知る

オフィス移転は何かとコストがかかるイベントです。複合機の移設に関する費用もその一部で、見落としがちな項目ですが、事前に相場を把握しておかないと後から予算オーバーに頭を抱えるかもしれません。

複合機の移設費用としては、主に以下の要素が含まれる場合が多いです。

本体の運搬費用
回線・ネットワークの再設定費用
梱包や養生などのオプション料金
業者による解体・再組立が必要な場合の手数料

もちろん、複合機の大きさや台数、新オフィスの立地条件によっても変動がありますが、相場としては数万円から十数万円程度になることが少なくないでしょう。もし複合機自体を入れ替える（買い替える）場合は、廃棄費用や新機器の導入費用が別途発生します。

また、リース契約中の機器を移設する際には、リース会社やメーカーへの事務手数料が必要となる場合があります。契約内容によっては「指定業者のみ利用可能」となっていることもあるため、そこで価格差が生じる可能性も否定できません。「あまりに高い見積もりが出てきた」と感じたときは、複数業者に相見積もりを依頼するのも手です。ただし安さだけを求めて、補償体制や技術的信頼度を犠牲にすると、後々のトラブルで余計な出費が増えるケースもあるため、コストと安心感のバランスを慎重に見極めるのがおすすめです。

移転当日の注意点〜複合機の再設定と試運転はマスト〜

オフィス移転の当日は、想像以上にあっという間に時間が過ぎていきます。デスクや椅子を運び込み、社員の動線を確認し、電話やインターネット回線を接続し…とやることが山ほどあるなかで、複合機の再設定が後回しになってしまうと大変です。

なぜなら、複合機は移転後すぐに使える状態にしておかないと、印刷やスキャンが必要になった際に業務がストップしてしまう可能性があるからです。そこで、移転当日には「複合機を決められた場所に設置したら、すぐに試運転を開始する」という意識を持ちましょう。具体的には、電源を入れて印刷テスト、スキャンテストを行い、パソコンから印刷指示を送ってみるなど、一連の動作に不備がないかどうかをチェックします。FAXを利用している場合は送受信が問題なくできるかも確認したいところです。

もし設定や接続で不明点があれば、その日のうちにオフィス移転業者や複合機のサポート窓口に連絡し、対処法を尋ねるのがベストです。移転当日は多少トラブルが起きても「そういうものだ」と心づもりをしておけば、慌てずにすむかもしれません。私自身も、移転日当日に「ネットワークプリンタの認識がおかしい」と焦った経験がありますが、事前にメーカーの連絡先を用意していたおかげで、翌日にはほぼ解決できました。

複合機の再利用とセキュリティ強化〜「移転後にやればいい」は通用しない

オフィス移転が終わると「やっと一段落だ」と安堵したくなる気持ちはよくわかります。しかし、複合機の運用はそこからが本番です。新しいネットワーク環境が本当に安定しているか、セキュリティ対策は万全か、改めてチェックする必要があるでしょう。

特に、複合機の管理者パスワードやスキャン設定のアクセス権限などは、移転を機に見直すチャンスでもあります。もし移転前からの設定をそのまま引き継ぐだけだと、環境の変化に合わないまま運用してしまい、後々にトラブルが発生する可能性も。移転が完了してから時間が経つほど忙しくなることも多いため、できるだけ早い段階でルールや設定を整え、社内に周知するとスムーズです。

また、移転をきっかけに複合機を買い替える場合は、古い複合機をどのように廃棄するかも大切です。データを適切に消去せずに処分すると、情報漏洩のリスクが残る恐れがあります。手間はかかりますが、メーカーやリース会社に確認しながら、安全な方法でデータ消去やリサイクルを行うのが賢明でしょう。

まとめ〜新たなオフィスで気持ちよく業務を再スタートするために

複合機はオフィスの基幹を支える存在でありながら、意外と「運ぶだけなら大丈夫だろう」と後回しにされがちです。ですが、複合機の扱い方を一つ間違えると、移転後に大きなトラブルや業務停止を引き起こす可能性すらあります。だからこそ、オフィス移転業者との連携、データ整理やメンテナンス、費用相場の把握など、入念な事前準備が必要になるのです。

実際、私も移転を経験したときに「ネットワーク設定をもっと早く整理しておけばよかった」と後悔したことがあります。移転当日はどうしてもバタバタしてしまい、複合機が正常に動作するまでに思った以上の時間と手間を費やしました。でも、データ消去や設定情報のバックアップだけは事前にやっていたおかげで、致命的な混乱は免れたのを覚えています。

最終的に言えるのは、多少面倒に感じても「複合機の取り扱いは丁寧に準備しておくに越したことはない」ということ。配送費用が高くても、オフィスの移設をまとめて任せられる業者を見つけるほうが結果的に安く済むかもしれませんし、リース契約ならリース会社やメーカーのサポートを活用するのも得策です。移転後の新しいオフィスで、気持ちよく複合機を使いこなしながら業務を再スタートできれば、社員のモチベーションも自然と高まり、会社全体の活気も生まれます。

オフィス移転は確かに大変ですが、「だからこそ移転後の明るい未来がある」とポジティブにとらえることも大切です。複合機をはじめとするIT機器は、その未来を支える重要なインフラ。ぜひ本記事で取り上げたポイントを参考に、複合機の準備や費用面の確認をしっかり行いながら、円滑な移転と新オフィスでの快適な業務スタートを目指してください。移転が終わったときに「ちゃんとやっておいて良かった」と実感できるはずですし、その先にはきっと新しいチャンスや成長が待っていることでしょう。