パソコンを含むIT機器の移転が不安になりやすい理由

オフィス移転というと、多くの方がまずイメージするのは家具や荷物の梱包・運搬でしょう。もちろんそれらも大切ですが、現代のオフィスにおいてパソコンやサーバー、ネットワーク機器などITインフラの移設は、業務を止めないために最重要ともいえるテーマです。

ただでさえ複雑なオフィス移転ですが、パソコン関連の不安は他の家具とは違った性質があります。パソコン内には顧客情報や契約書などの重要データが詰まっているため、物を運ぶだけで終わりではないからです。たとえオフィス移転業者が丁寧に運んでくれるとしても、

• データが万が一消えてしまったらどうする？
• ネットワークはきちんとつながるのか？
• 個人情報が流出したりしないだろうか？

といった心配が尽きません。こうした不安を解消するためには、移転を頼む前の段階からしっかりと準備し、注意点を押さえておく必要があります。

加えて、オフィス移転日は通常業務を停止または大幅に制限する必要があるため、移転後すぐに業務を再開できるようにするスケジュール管理も欠かせません。パソコンだけでなく複合機やサーバー、電話機、LANケーブルの配線など、IT機器全体に目を配って無駄のない流れを作ることが、社員のストレス軽減にもつながるのです。

総務担当者がまずやるべき！オフィス移転とパソコン管理の事前準備

オフィス移転の際、総務担当者に求められる役割は多岐にわたります。とりわけパソコンをはじめとするIT機器の管理は、移転後の業務に直結するだけに早めに手を打っておきたいところ。「移転作業は業者に任せるから大丈夫」と油断してしまうと、当日に思わぬトラブルが発生し、スムーズに業務を再開できないリスクが高まります。そこで、ここでは総務担当者がまず取り組んでおきたい事前準備のポイントを、少し掘り下げてみましょう。

1．必要なパソコン台数と周辺機器の洗い出し

総務担当者の方は、各部署が日常的に使っているパソコンやプリンター、ルーターといった周辺機器の実数を正確に把握しておくことが大切です。ときには未使用のパソコンが倉庫に眠っていたり、私物同然になっている機器があったりするケースも。移転を機にこうした“在庫”を整理することで、新オフィスへの持ち込みを最適化できます。

また、使用中のPCでも古いOSやメモリ不足など、移転後の業務に支障が出そうなものは、このタイミングで買い替えを検討するのも一案です。総務として備品管理を担う以上、「移転を機にパソコンを新調しておくべきかどうか」の判断材料をリストアップしておくと良いでしょう。

2．情報システム担当者や外部ベンダーとの連携

オフィス移転とパソコン管理の最大の難関は、「ITネットワーク周りの調整を誰が行うか」という問題です。総務担当者が主導で全体を把握しながら、社内の情報システム担当者や、外部のITベンダーと早い段階で打ち合わせを行うことが成功のカギになります。

• 新オフィスでのLAN配線やWi-Fiの導入
• 社内サーバーやNASをどこに置くか
• プリンターや電話機の接続環境はどうするか

こうした具体的なテーマを洗い出し、オフィス移転業者が対応可能な範囲と、ITベンダーに依頼する範囲を明確にしておくと、当日の混乱がグッと減ります。

3．上層部・各部署への早めの周知と相談

総務担当者は全社のハブ役を担う存在でもあります。移転が正式に決まったら、経営層や各部署のリーダーに対して、パソコンやIT機器に関するヒアリングを行い、「どの部署がどんな機器を使い、どのような社内データにアクセスする必要があるのか」を整理しておくと良いでしょう。これを移転の直前になってから確認しようとすると、あちこちで意見が食い違ってしまい、バックアップ体制や物理的な運搬にも影響が出てしまいます。

また、どの部署がどのタイミングで移転準備に協力できるのか、業務繁忙期はいつなのかなど、**「部署ごとの事情」**を把握することも重要です。繁忙期を避けてバックアップ期間を設定したり、配置転換を見越して余分にLANケーブルを確保したりするなど、実際の移転作業に向けたタイムスケジュールづくりの基礎資料にもなります。

4．全体コストと予算配分の管理

パソコン関連の設備投資や、移転業者との契約内容が決まると、必然的にコスト面の調整も必要となります。移転先のレイアウト変更に伴うケーブル工事、Wi-Fi環境の構築、セキュリティゲートの導入など、想定外の出費が重なることも珍しくありません。総務担当者としては、パソコン管理に関する予算がどこまで含まれるかを見極めつつ、可能な範囲で最適化を図る努力が求められます。

この段階で、もしデスクトップPCをノートPCに切り替えるなど、将来的にオフィススペースや電力消費を抑える施策を実行できれば、長期的なコストダウンも期待できます。「移転は大変だけど、オフィスのIT環境を見直す絶好のチャンス」と前向きに捉えながら、移転全体の予算とパソコン関連の投資をバランス良く計画してみてください。

移転当日までにしておきたいデータ関連の事前準備

オフィス移転におけるパソコン関連のポイントとして、まず強調したいのがデータのバックアップです。移転当日に万全を期すためには、前もってデータの管理体制を整えておくことが欠かせません。クラウドストレージを活用したり、外付けハードディスクに保存したりと方法はいろいろありますが、重要なのは「普段のバックアップとは別に移転用のバックアップをとる」という点です。

なぜそこまでバックアップが大事なのかというと、移転作業中に起こり得るのは「物理的トラブル」だけではないからです。移転業者がPCを運んでいる間に衝撃でハードディスクが損傷するリスクはもちろん、ネットワークを移転先で再設定する際のトラブルでデータが読み込めなくなるケースなども考えられます。社員みんなが移転の作業や段取りで慌ただしくなると、確認ミスや誤操作といったヒューマンエラーも起こりやすくなりますよね。

こうしたリスクを最小限に抑えるためには、次の手順をおすすめします。

1. 共通ファイルの洗い出し
   部署やチームで共有しているファイルは、どこに保存されているのか把握しておきましょう。サーバーなのかNAS(ネットワーク接続型ストレージ)なのか、あるいはクラウドストレージなのか。それを明確にしないまま移転に突入すると、誰がどのファイルを持っているのか把握できなくなり、万が一消失した場合に責任の所在もはっきりしません。
2. データの優先度づけ
   業務を進めるうえで優先度の高いデータと、過去に作成したままほぼ使っていないデータを分類しましょう。移転を機に不要なファイルを整理するのも良い機会です。データ量が膨大になりすぎると、バックアップ作業自体にも時間がかかり、トラブルも起きやすくなってしまいます。
3. 移転用バックアップの手段を決定
   クラウドサービスに上げるのか、外付けHDDに保存するのか、あるいは社内サーバーとクラウドの両方に二重でバックアップするのか――。移転期間中でも確実にアクセスできる方法を選ぶのがベターです。パソコンから直接データをコピーする場合は、誤操作やデータ破損に注意しながら進める必要があります。

このように、バックアップの一歩先に踏み込んで、移転時の非常用データ管理計画を考えておくと、当日や移転後に焦らず対応できるようになりますよ。

オフィス移転業者への依頼内容を再確認する重要性

さて、実際にオフィス移転業者へ依頼するにあたっては、どの範囲まで作業をしてもらうかを明確にしないと、後々「こんなはずじゃなかった」というトラブルに発展しかねません。パソコンの梱包から運搬、再設置まで一括でやってくれるプランもあれば、機器の設置は別業者や自社で行うケースもあります。移転後すぐに業務ができる状態にしておくには、オフィス移転業者のサービス範囲と自社で対応すべき部分の線引きをしっかり行いましょう。

たとえば「LANケーブルの配線作業」や「サーバーラックの再組立」など、オフィス移転業者とIT業者が共同で作業を行うこともよくあります。社内のシステム担当者が少ない中小企業では、業者の技術者を呼んでネットワーク構築までお願いするケースが多いようです。どこまで作業を含んでいるか事前に確認し、見積もりの段階で細部を詰めておくと安心ですね。

さらに、オフィス移転業者に依頼する上で見落としがちなポイントとして、移転スケジュールの確定も挙げられます。特に土日祝日の引っ越しを希望する企業が多いため、業者によってはすぐに予約がいっぱいになってしまうこともあります。「この日にパソコンを動かしたい」と思っていても、希望日に対応できない可能性があるので、必ず早めにスケジュールを擦り合わせておきましょう。移転日を確保したら、そこから逆算してデータ移行やバックアップの期限を設定するのが効率的です。

移転日までのスケジュール感とタスク管理

オフィス移転で大切なのは、やはり「いつ、何を、誰がやるのか」を具体的に落とし込むことです。特にパソコンを含むIT機器周りは、移転当日にドタバタしがち。そこで、移転日までに押さえておきたい流れをざっくりと把握しておくと安心です。

下記に、移転当日までをざっくり区切ったスケジュールの例を示します。これはあくまで一例ですが、目安として参考にしてみてください。

このスケジュール表をもとにタスク管理をしていくと、パソコン移設の流れがわかりやすくなります。注意したいのは、移転当日よりも前にデータのコピーや機器の整理が完了していること。直前で作業が終わらないと、余裕がなくなり焦りやトラブルを招きやすくなります。

また、移転スケジュールを設定する際は、社内で事前に共有しておくことが重要です。部署によって忙しい時期がズレることもあるため、「バックアップはこの期間に終わらせる」「当日は全社員がパソコンを持ってきてはいけない」など、具体的なルールを全体周知しておきましょう。

パソコン梱包と物理的な保護で気をつけたいポイント

パソコンの移設はデータ面の不安が大きい一方で、実際には「物理的な衝撃」を最も気をつけないといけません。デスクトップPCやノートPCは精密機器ですし、サーバーやストレージ、ルーターなども振動や衝撃で故障するリスクがあります。そこで、オフィス移転業者に梱包作業まで任せる場合でも、事前に知っておきたい注意点を押さえておきましょう。

まず、ハードディスクを搭載したパソコンの場合は、**「ハードディスクを保護するクッション材」**の使用をしっかり確認すると安心です。SSDのみを利用しているPCであれば衝撃に強いとはいえ、運ぶ際に過度の揺れや落下があれば故障リスクがゼロとは言えません。また、パソコンの液晶モニターやサーバーラックの内部配線なども、ケーブルが断線しないよう注意が必要です。

具体的に押さえておきたいポイントとしては、以下の3つがあります。

1. 事前にパソコン内部を清掃しておく
   ホコリが溜まっていると、移転後の起動時に熱がこもりやすくなります。とくに移転先の空調や配線環境が整うまでは、換気や放熱が十分でないケースも想定されるので、移転前に一度ホコリを取り除いておくと良いでしょう。
2. ケーブル類をまとめてラベリングする
   細かいケーブルが多いと、再設置のときにどこに挿すのかわからなくなりがちです。LANケーブルや電源ケーブル、ディスプレイケーブルなど、それぞれラベリングしておけば、移転当日の再接続がスムーズに進みます。
3. 個人ごとにPCをまとめるのか、それとも部署ごとにまとめるのか
   大きなオフィスの場合、パソコンだけで100台以上という企業も珍しくありません。個人ごとに段ボールにまとめるのか、部署ごとにまとめるのか、移転業者と相談しながら荷造りの効率化を図りましょう。

こうした物理的な作業は、当日ではなく前日までに一通り完了しておくのが基本です。万一、業者と想定が食い違っていたり、梱包資材が足りない場合に備えて余裕をもった作業が望まれます。

移転後のトラブルを最小化するための確認事項

無事に新オフィスへパソコンを運び込んだら、すぐに業務再開できる状態になっているかどうかを入念にチェックしましょう。特にIT機器周りは、移転後になってから「ネットワークがつながらない」「プリンターが使えない」といった不具合が発覚しやすいのです。オフィス移転当日や翌日に慌てることのないよう、以下の項目を確認するとスムーズです。

• 電源・LANポートの位置は想定どおりか？
  新オフィスのレイアウトとコンセントやLANポートの位置が合わないと、せっかくパソコンをセットアップしてもケーブルが届かないことがあります。デスクの配置との兼ね合いを見て、必要なら延長ケーブルやハブを追加で用意しておきましょう。
• ネットワーク接続は問題なく行えるか？
  「ルーターの設定が思っていたものと違う」「社内サーバーにアクセスできない」など、ネットワーク関連はトラブルが起きやすいポイントです。テスト用のパソコンを用意して、移転業者が帰る前に一通りの通信確認をしておくと安心です。
• プリンターや複合機のドライバ設定
  プリンターを新オフィスのネットワークに接続した際に、IPアドレスが変わるとドライバ設定をやり直す必要が出てきます。社員に周知しておかないと「印刷できない」という問い合わせが続出し、業務が一時的に止まってしまうかもしれません。
• セキュリティ設定の最終チェック
  パソコンのセキュリティソフトやファイアウォールの設定が移転前と同じ状態になっているかを確認します。新しいネットワーク環境ではセキュリティルールが変わる可能性もあるので、IT担当者と連携しつつ慎重に最終チェックを行いましょう。

こうしてみると確認事項は盛りだくさんですが、全てを段取り良く完了させてこそ、業務の継続性が保証されるというもの。オフィス移転は一度成功したらその後長く快適な環境で仕事ができるようになるので、多少の苦労は未来への投資だと思って取り組むと気持ちが楽になりますね。

データと段取りを制する者がオフィス移転を制す

オフィス移転は社員全体の協力体制が求められるビッグイベントですが、とりわけパソコンやIT機器に関する作業は、慎重さと周到さが肝になります。データのバックアップひとつとっても、「そこまでしなくていいのでは？」と感じる方もいるかもしれません。とはいえ、業務で使う情報資産を失うリスクを考えると、移転時ほどバックアップを徹底すべきタイミングはありません。

同時に、オフィス移転業者のサービス内容を正しく理解し、どこからどこまで依頼するのかを明確にすることで、当日の混乱を最小限に抑えることができます。引っ越しのプロに任せる部分と、自社でカバーしなければならない部分をしっかり切り分け、スケジュールを逆算してタスクを振り分ける――この地道な作業こそが、円滑なオフィス移転につながるのです。

最終的には「データ」「梱包」「スケジュール」の3大要素を押さえつつ、あらゆるリスクを想定して準備を進めることがカギになります。新しいオフィスで快適にパソコンを起動し、すぐに仕事をスタートできたら、移転の苦労も報われるというものです。「パソコン　オフィス移転」で検索する皆さんが、不安を減らしてワクワク感に満ちたスタートを切れますように。このガイドが、少しでもそのお手伝いになれば幸いです。

オフィス移転は大変なイベントですが、プロのオフィス移転業者としっかり連携し、データの安全管理を怠らず進めていけば、きっとスムーズに完了するはず。ぜひ今回のポイントを踏まえ、パソコンの取り扱いに万全を期しながら、新オフィスでの一歩を気持ちよく踏み出してくださいね。