オフィス移転は“スケジュール”が命！その理由とは？

オフィス移転って、ただの引越し作業じゃないの？――と思っているあなた。実はそれだけではないんです。
大企業で支店支社が多い企業であれば総務部のノウハウをもった専任担当者が担当者が在籍していることが多いと思われます。一方で、中小企業の場合や小規模事業者にとっては、経験が少なく、スケジュール管理を怠ると無駄な時間や費用を発生させる原因になるばかりか、業務に支障をきたす大きなトラブルになりかねないので注意が必要となります。

なぜ計画的なスケジュール管理が欠かせないのでしょうか。その主な理由や目的として以下に紹介しておきますね。

業務停止リスクの最小化

移転作業中に業務が止まると、売上にも大きく影響します。スケジュールをしっかり組むことで、業務停止期間を最小限に抑えられます。

費用の無駄を減らす

内装工事や原状回復、引越し業者の手配など、オフィス移転にはさまざまな費用が発生します。スケジュールが明確であれば、無駄な待ち時間や追加コストを避けられます。

関係者との円滑な連携

オーナーやビル管理会社、内装業者、IT部門など、多くのステークホルダーが関わるのがオフィス移転の特徴。スケジュールを共有しておくことで、スムーズに連携できます。

次は、具体的にどんな流れでオフィス移転が進んでいくのかを詳しく見ていきましょう。

オフィス移転の手順（計画〜契約〜工事〜引越しまで）をざっくり把握しよう

「オフィス移転 スケジュール」を立てる際には、全体の流れを大まかに把握しておくとイメージがつかみやすいです。ここでは、代表的な手順を時系列で紹介します。

移転計画の立案（6ヶ月〜1年前）

• 移転の目的を明確にしましょう。成長拡大？コスト削減？イメージアップ？
• 予算やスケジュールの大枠を決める：敷金や礼金、工事費、引越し費用など
• 物件探しを開始：希望条件（立地、広さ、賃料など）をリストアップし、不動産会社や管理会社に相談

物件選定と契約（4〜6ヶ月前）

• 内覧を複数行い、候補を比較検討
• 条件交渉：賃料や原状回復、フリーレントの有無など
• 契約締結：入居日と退去予定日を明確化し、移転スケジュールを確定

設計・レイアウトの決定（3〜4ヶ月前）

• 内装工事や通信インフラ整備の計画
• デスク配置や会議室レイアウトを決め、必要な什器を選定・発注

工事・インフラ整備（1〜2ヶ月前）

• 内装工事開始、LAN配線や電話回線の整備
• 旧オフィスの原状回復計画も並行して進めるとスムーズ

引越し準備と最終確認（1ヶ月前）

• 引越し業者の選定、社員へのアナウンス
• 住所変更などの各種手続き、荷造り準備を進める

オフィス移転当日（引越し）

• 計画通りに運搬作業を実施し、新オフィスでの設置作業を完了
• IT機器の動作確認や社員の座席割り振りなど、細かい調整を行う

移転後の調整（移転完了後1ヶ月以内）

• ITインフラやレイアウトの最終調整
• 旧オフィスの退去手続きを完了し、敷金返還などの事務処理を進める

このように、オフィス移転は1日や2日で終わる話ではなく、半年ほど前から準備を始めるのが理想です。では、もう少し具体的にスケジュール感を見ていきましょう。

スケジュール例（半年・3ヶ月前からの準備リスト）で流れを可視化！

ここでは、具体的なスケジュール例を示してみます。あくまで一例ですが、これをベースに自社の事情に合わせてカスタマイズするとスムーズです。

時期	主な準備項目
6ヶ月前	移転目的の明確化、予算とスケジュールの決定、物件探し
4ヶ月前	物件契約の締結、レイアウト設計の決定、IT設備の計画
3ヶ月前	什器・家具の選定・発注、内装工事・通信インフラ整備の開始
1ヶ月前	移転業者の確定、引越し計画の策定、旧オフィスの整理
2週間前	社員のデスク整理、住所変更手続き、最終確認
移転当日	引越し実施、新オフィスでの業務開始準備
移転後	設備の最終調整、旧オフィスの退去手続き

6ヶ月前：移転目的の明確化、予算とスケジュールの決定、物件探し

移転の目的を明確にし、必要な広さや立地条件を洗い出します。余裕を持った予算とスケジュールを設定することで、急なトラブルにも対応しやすくなります。

4ヶ月前：物件契約の締結、レイアウト設計の決定、IT設備の計画

候補の物件を内覧し、契約内容を交渉・締結します。この段階でレイアウトの大枠を決め、IT設備（ネットワーク、電話、セキュリティなど）のプランを策定しましょう。

3ヶ月前：什器・家具の選定・発注、内装工事・通信インフラ整備の開始

決定したレイアウトに基づき、必要な家具を発注し、内装工事と通信インフラ整備をスタート。業者との連絡を密にして進捗を管理すると、遅延を防げます。

1ヶ月前：移転業者の確定、引越し計画の策定、旧オフィスの整理

引越し業者を数社に見積もり依頼し、サービス内容・コスト・実績を比較して選定します。不要な物品を処分し、引越し当日に向けて荷造りを進めましょう。

2週間前：社員のデスク整理、住所変更手続き、最終確認

社員の私物や書類を整理しておきます。名刺・封筒・Webサイトなどの住所変更作業も同時進行。忘れがちな支店登録や郵便物の転送手続きなどもリスト化してチェックしましょう。

移転当日：引越し実施、新オフィスでの業務開始準備

計画どおりに運搬が進むように、担当者を配置して連絡体制を整えます。IT機器の動作チェックや座席表の設定など、細やかな作業が多いので気を抜かないでください。

移転後：設備の最終調整、旧オフィスの退去手続き

新オフィスで数日間業務を行い、不具合箇所があれば迅速に対処します。並行して旧オフィスの原状回復や退去手続きを進め、敷金返還に向けた準備を行いましょう。

気になるオフィス移転費用の内訳と相場は？

オフィス移転と聞いて、やはり気になるのが費用面ですよね。**「オフィス移転 スケジュール」**を検索している方の多くが、スケジュール管理と同時に費用の概算も知りたいはず。ここでは代表的な費用項目を紹介し、相場観をつかんでもらいます。

敷金・礼金

東京都心だと賃料の6〜12ヶ月分が敷金として必要な場合も。礼金は1〜2ヶ月分が相場。

物件交渉次第で減額できることもあります。

原状回復費用

旧オフィスを借りた状態に戻すための工事費です。床や壁の修繕、照明器具の撤去などが含まれます。

築年数や契約内容によって大きく変わるため、事前にオーナーと協議しておくのがベター。

内装工事・設備費

新オフィスの床・壁・天井、ブースや間仕切り工事など。

1㎡あたり10〜20万円程度が目安で、デザインや機能性を追求するとさらに高額に。

IT関連費用

LAN配線、電話回線、VPN設備、セキュリティシステムなど、業務に直結する項目。クラウド化やリモートワークを見据えた整備も検討すると、長期的なコスト削減につながる。

引越し費用

オフィスの広さや荷物量により数十万〜数百万円。見積もりを複数取り、相見積もりで比較するのが基本。

業者によっては「土日祝は割高」「階段利用で加算」など細かい料金設定があるので要チェック。

廃棄費用

不要になった什器・家具の処分費。リサイクルショップに売却できる場合もあるので、買取価格と廃棄費用を比較して判断しましょう。

これらを合算すると、移転規模にもよりますが数百万円〜数千万円かかるケースが多いです。だからこそ、スケジュール管理と同様に費用対策もぬかりなく行いたいところですね。

スムーズに移転するコツ（事前にやるべきこと、失敗しないポイント）

ここでは、オフィス移転を成功させるためのコツをまとめます。失敗しないためには、事前準備とリスク回避が何より重要です。

業者選びは相見積もり

引越し業者や内装工事会社など、複数社から見積もりを取り、比較検討することが基本。

価格だけでなく、対応や実績、オプションサービスなど総合力で判断する。

余裕をもったスケジュール設定

なるべく半年前から準備を始め、トラブルがあってもリカバリーできる時間を確保。

内装工事やIT設備の整備は遅延しがちなので、前倒し進行がおすすめ。

社員への周知を早めに行う

移転は社員の働き方にも影響するため、メリット・デメリットを明確に伝える。

荷造りや住所変更など、社員側にも準備が必要なのでスケジュールを共有しておく。

旧オフィスの契約条件を再確認

原状回復の範囲や期間、退去通知のタイミングを把握する。

敷金返還などでトラブルにならないよう、書面で交わしておく。

優先度を決めたレイアウト設計

「全部やりたい！」と欲張ると予算が膨らむ。働きやすさを優先したポイントに予算をかけるとよい。

防音・ブース設置・会議室数など、あらかじめ社員の要望を把握して優先度をつける。

コミュニケーション重視で進める

ビル管理会社や工事業者、ITベンダーなど多くの関係者と連携が必要。連絡が行き違わないよう、スケジュールを可視化したツールを活用すると便利。

定期的に進捗会議やチャットツールで更新情報を共有することで、ミスやロスを防げる。

引越し当日の流れと注意点 〜最終チェックリスト〜

さて、いよいよ移転当日。ここまでの準備が万全なら、大きなトラブルは起こりにくいはず。しかし、念には念を入れて最終チェックをしておきましょう。

事前に荷物の振り分けを完了

• 社員それぞれが自分の荷物をまとめ、ラベルを貼っておく。
• 共用物品は担当部署を決めて管理し、行先を明確化。

当日の役割分担を明確にする

• 作業指示をする担当、引越し業者との窓口、IT設備の調整担当などを事前に決める。
• 「誰に問い合わせすればいいかわからない」状態を防ぐ。

IT関連機器の運搬は慎重に

• サーバーやNASなどの重要機器は、専門業者に運搬を依頼するか、衝撃に注意して移動。
• 移転先での配線図やネットワーク設定をあらかじめ用意。

作業状況をリアルタイムで共有

• チャットツールや連絡アプリなどを使い、各担当が進捗を報告。
• トラブルが発生したら、すぐに全体で情報共有し対策を検討。

新オフィス到着後は設備チェック

• 電気、水道、空調、ネット接続、電話など、必要インフラを一通り確認。
• 不具合があれば速やかに対処し、翌日からの業務に支障を出さないようにする。

移転当日の最大のポイントは“慌てない”ことです。事前に計画を立てておけば、作業はスムーズに進むはず。最後まで気を抜かず、全員で協力して進めましょう！

まとめと次のステップ 〜計画的な移転で理想のオフィスを手に入れよう〜

お疲れさまでした！ ここまで計画的なスケジュールの立て方を中心に、移転の流れや注意点、費用面などを紹介してきました。

オフィス移転は大きなイベントですが、しっかりと計画を立て、スケジュールを管理することで、コストを抑えながら理想のオフィス環境を実現できます。最後に、具体的なアクションとしては以下のステップをおすすめします。

計画書の作成

今日から1〜2時間でも時間を取り、移転の目的や必要条件、予算・スケジュールなどを書き出してみましょう。

情報収集

不動産会社や内装工事業者、引越し業者などにヒアリングを行い、相場感を把握します。ネット検索や口コミサイトも活用すると効率的です。

関係者との連携

社内の各部門（総務・IT・経理など）や経営層にも早めに相談し、意見を吸い上げることでスムーズに合意形成ができます。

優先度の高いタスクから着手

特に工期の長い内装工事やIT設備の整備は、早い段階で動き出すのがポイントです。

定期的に進捗確認

スケジュール管理ツールやチャットアプリで共有し、問題があればすぐに修正する柔軟性も忘れずに。

これらを実践すれば、あなたのオフィス移転が成功へと大きく近づくはずです。新しいオフィスで、これまで以上に快適かつ生産性の高い業務を行い、企業としての成長をさらに加速させましょう！

オフィス移転は大きなチャンス！

最後になりましたが、オフィス移転は決して「大変な作業」だけではありません。企業が新しい一歩を踏み出す絶好のチャンスでもあるんです。
「オフィス移転 スケジュール」をしっかりと立て、コストやリスクを最小限に抑えることで、社員みんながワクワクするようなオフィスを実現してください。新たな空間で、より良い働き方とビジネスの成長を目指していきましょう。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。この記事が、あなたのオフィス移転の成功につながれば幸いです！

オフィス移転のスケジュール管理に失敗した悲劇の実例！

～「ただ移動するだけでしょ？」社長の一言が招いた大混乱～

「おまえが業者を探して進めろ」から始まる悲劇…

ある日、ある会社の社長がこう言いました。

「オフィス移転？ ただ荷物を運ぶだけでしょ？ おまえ、業者探してやっといて」

こうして、特に経験も知識もない従業員に、突如として「オフィス移転プロジェクト」が丸投げされました。

最初はとりあえずネットで「オフィス移転 業者」と検索し、適当に数社へ問い合わせメールを送信。業者側の担当者から「どのようなプランをご希望でしょうか？」と聞かれるも、社長の指示はただ一つ。

「とりあえず移動できたらいいんだよ」

この適当すぎる指示が、会社全体を巻き込む大混乱の幕開けだったのです。

業者の提案ゼロ！スケジュールが決まらない…

オフィス移転は単なる荷物運びではありません。レイアウト設計、ネットワーク回線の手配、原状回復工事、新オフィスの内装工事、各種契約の変更など、多くのタスクが絡み合っています。

しかし、「ただ移動してくれればいいんです」という適当な依頼では、受託する業者側も困惑。まともな提案を出すこともなく、最低限の作業しか請け負わない担当者がつくことに…。

一方で、委託した従業員も「どうすればいいかわからない…」と、進捗が止まってしまいました。業者との打ち合わせは全く進まず、スケジュールも決まらないまま時間だけが過ぎていきます。

気づいた時にはもう遅い！業者変更を試みるも…

数ヶ月が経過し、「これ、間に合わないのでは？」とようやく気づいたときには時すでに遅し。

スケジュール管理がずさんだったせいで、受託業者も「このスケジュールでは対応できません」とバッサリお断り。さらに、慌てて別の業者を探すも、移転の直前では優良業者はすでに予約で埋まっているのが現実。

結果として、

• 急な依頼で業者選びに妥協 → 想定よりも高額な費用が発生
• 旧オフィスの退去が間に合わず → 不動産契約の違約金が発生
• 移転準備に振り回されて → 本業の仕事に支障
• 社員のモチベーション低下 → 業務効率ダウン
• 社長、怒り爆発 → 大炎上

こうして、最初の「ただ移動できればいい」という安易な考えが、会社の資金・業務・人間関係すべてにダメージを与える結果となったのです。

この失敗を防ぐためにやるべきこと

この悲劇を繰り返さないためには、以下の点をしっかり押さえておきましょう。

• 移転の目的を明確にする：「移動するだけ」ではなく、新しいオフィスでの働き方まで考える
• スケジュールを事前に立てる：6ヶ月前から準備し、遅れが出ないよう管理する
• 業者とは綿密に打ち合わせ：丸投げではなく、要望を具体的に伝えて提案を引き出す
• 相見積もりを取る：複数の業者から見積もりを取り、適正価格とサービスを比較する
• 社内の体制を整える：移転プロジェクト担当を明確にし、責任の所在をはっきりさせる

「ただ移動すればいい」の考えが命取り！計画的な移転で成功をつかもう

オフィス移転は、会社の新たなスタートを切る大事なプロジェクトです。「とりあえず業者に頼めばいい」ではなく、計画的に進めることで、コストを抑えながらスムーズな移転が可能になります。

「ただの引っ越し」と甘く見ず、早めの準備と慎重な業者選定を心がけましょう！